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La promozione di un congresso

Come comunicare il tuo congresso prima, durante e dopo?

2 Obiettivi da raggiungere:
  • Il numero di partecipanti
  • Partecipazione finanziaria sufficiente per raggiungere almeno un pareggio di bilancio
Per questo è importante promuovere bene il proprio congresso e applicare tecniche di marketing simili al lancio di un prodotto. Bisognerà determinare i supporti, le date di diffusione nonché il tipo di informazione più adatta in funzione del target che si vuole raggiungere.

Avrai sicuramente altri congressi concorrenti. È quindi fondamentale rendere il congresso il più interessante possibile scegliendo temi, date e un luogo adatto a tutti. Tutto deve essere presentato correttamente.

È importante ottimizzare la tua promozione in base al budget che avrai liberato per essa e adattarla in base ai risultati ottenuti (partecipazione di sponsor, iscrizioni, ecc.)

Dobbiamo anche garantire che tutti siano coinvolti nel comitato organizzatore e determinare i ruoli di ciascuno.

Creazione di documenti

  •   Una scheda di presentazione del congresso (fornitori, sponsor, enti ufficiali, organizzatore, informazioni pratiche, ecc.).
  • Realizzazione di una carta grafica per dare consistenza a tutti i documenti del congresso (programma, lettere, sito web, ecc.)
  • Validazione del programma su documento cartaceo e validazione da parte di persone esterne al congresso. Assicurati di sottolineare date, indirizzi e titoli.
  • Chiedi a qualcuno al di fuori del comitato organizzatore di compilare la bozza del modulo di registrazione come test.
  • Primo annuncio (data, luogo, temi) all'attenzione dei potenziali delegati.
  • Scheda espositore/sponsor con informazioni commerciali
  • Programma preliminare comprensivo di tutte le informazioni necessarie ai partecipanti per l'iscrizione (iscrizione, accompagnatore, bando abstract, prenotazione alberghiera, ecc.)
  • Programma finale.
  • I promemoria devono essere pianificati regolarmente per raggiungere il maggior numero di persone possibile.
  • Una percentuale di registrazione del 10% rispetto alla corrispondenza cartacea inviata è completamente corretta.

Invio documenti per il tuo congresso

  • Creazione di una scheda per target (congressuali, espositori, media, ecc.)
  • Acquisto, noleggio o fusione di file esistenti (membri di un'associazione, persone che hanno già partecipato al congresso, ...).
  • Verifica file
  • Stampa di una lettera personalizzata
  • Busta e spedizione di documenti
  • Contatto telefonico se necessario
  • Emailing
  • È necessario scaglionare l'invio dei documenti e inviarli se possibile in un orario secondo la destinazione (es: non inviare documenti ad agosto ai delegati)
  • Devi tenere aggiornato il tuo file, in media si stima che un file abbia tra il 20% e il 30% di indirizzi errati dopo 1 anno. Per mantenere aggiornato il nostro file, elaboriamo ogni reso (chiama per sapere chi ha sostituito la persona che è andata via, ma anche per sapere dove è andato via il gestore)
  • Inserimento nel file di indirizzi errati per verificare la restituzione e di un indirizzo personale per verificare l'uso improprio del file.

Sito web

La realizzazione di un sito web è fondamentale per il tuo congresso, ti permette di diffondere informazioni aggiornate (orari, luogo, data, accessi, programma, alloggio, programma sociale, condizioni di iscrizione, ecc.) in tutto il mondo e ad un costo molto contenuto (Con Meeting -Soluzioni Web, tariffe da 999 EUR). Inoltre, un sito Web consente anche di offrire registrazione e pagamento online, nonché prenotazioni alberghiere con pagamento online.

Ciò consente di risparmiare molto tempo nella gestione delle registrazioni della conferenza.

Piano multimediale

Utilizzare la stampa professionale per promuovere il proprio congresso e avere un media tra i propri partner ufficiali può essere un notevole vantaggio.

Negoziazione di scambi con i media: pubblicità gratuita sui loro media contro una presenza in loco durante il congresso (sotto forma di distribuzione di un giornale, inserto o stand)
Invio periodico di comunicati stampa.

Se le risorse lo consentono, uno specialista sarà in grado di occuparsi del piano media in modo molto professionale.

Uso di partner per trasmettere informazioni dal congresso e coinvolgerli

Espositori e sponsor possono inviare il programma e il modulo di iscrizione. Possono essere molto utili perché conoscono il mercato e sono sul campo. D'altra parte, hanno interesse ad avere persone al congresso. Devono quindi essere coinvolti il ​​più possibile.

Federazioni e associazioni professionali possono prestare la loro scheda o inviare il tuo programma con la loro newsletter.

Il comitato scientifico e gli oratori possono comunicare sul congresso [su altri congressi in cui sono oratori, con gli espositori (come cliente) ...]

Prendi accordi con altri organizzatori di conferenze sullo stesso tema in modo che trasmettano il tuo programma.