1 - Per i partecipanti:
- Scoprire nuovi prodotti, servizi, o tecniche
- Ulteriori informazioni,
- Contatti commerciali
2 - Per gli espositori:
- La capacità di comunicare loro notizieLoro prodottio Servizi
- Stabilire contatti commerciali con i delegati
- Fabbricazione manifestazioni
- Una risparmio di tempo e denaro (Visibilità di centinaia di persone nello spazio di congresso) un miglioramento delle immagini
3 - Per gli organizzatori:
- Un sostegno finanziario importante,
- Supporto per la promozione del CongressoPerché espositori comunicano al tuo evento
Uno spettacolo di successo!
Il programma deve tener conto dell'esposizione
- L'esposizione deve essere aperto al momento dell'apertura del congresso (Ci dovrebbe essere anche un tempo di setup per gli espositori che può variare da poche ore ad alcuni giorni a seconda della natura dell'esposizione)
- Annullare tempo libero per consentire ai delegati di visitare la mostra
- Una apertura ufficiale L'esposizione può anche essere interessante.
- Una notte fuori può anche essere un modo per gli espositori di invitare ospiti a cena o una festa.
L'esposizione deve essere correlato al programma
- Questo avrà un ulteriore interesse per gli espositori e sarà più facile convincere.
- Espositori / sponsor possono far parte del programma organizzando un simposio o parlando ad una conferenza.
- Gli espositori possono supportare i delegati e relatori (prenotazioni alberghiere, trasporti, spese di registrazione, ...).
Un posto unico!
- La mostra e il convegno dovrebbero essere tenuti in un unico luogo.
- Assicurarsi che il luogo è un must per il membro del Congresso (sale riunioni uscita).
- L'ideale è quello di organizzare la mostra nello stesso luogo che rompe, cocktail buffet ...
Sponsor di informazione:
- È importantecorrettamente e informa regolarmente espositori a monte del Congresso per specificare i loro cambiamenti di programma, il numero di iscritti, temi ...
- Può essere interessantecoinvolgere espositori nel bando del congresso, dobbiamo dare loro i mezzi per farlo (distribuzione di programmi, manifesti, ...)
- Invio l'elenco dei partecipanti dopo che il Congresso
- Condurre regolari rilanci commerciali tutti gli esponenti potenziali non hanno ancora convalidato la loro partecipazione.
Invia l'espositore momento della conferma della registrazione, un fascicolo tecnico contenente:
- Il progetto della mostra,
- una descrizione precisa degli stand,
- Regolamento della mostra,
- moduli di prenotazione di mobili,
- camere modulo di prenotazione
- ramificazione,
- Applicazione
- distintivo ...
- informazioni su assicurazioni
- ore e smontaggio,
- consegne
- memorizzazione,
- guardia,
- pulizia
- ...
Espositori Servizi:
In generale, è necessario designare un funzionario della mostra sarà anche responsabile di fornire diversi servizi agli espositori:
- Sistemazione: prenotare camere a tariffe scontate (notare il periodo di montaggio e smontaggio)
- Catering: vassoi dei pasti negli stand, caffè durante le conferenze.
- Benvenuto formale per gli espositori
- Biglietti parcheggio.
- Fatto a disposizione Manipolazione.
- Memorizzazione locale.
- Servizio pulizia, di babysitting...
Come trovare sponsor per la tua convention?
Realizzazione di un file qualificato potenziali espositori con informazioni di contatto (indirizzo, telefono, e-mail) i funzionari potrebbero prendere la decisione di frequentare la vostra conferenza.
Invia appena possibile il business case del Congresso. Nelle grandi imprese, i bilanci vengono decise di solito nel mese di settembre / ottobre.
Il business case deve essere completo (Scientifico, profilo dei partecipanti ed espositori, numero di partecipanti attesi, l'interesse per l'esponente) e dovrebbe includere tutti i tipi di investimenti offerti di sponsorizzare (stand simposio, risposta, pubblicità sul bordo o al sito web .. .)
Se una persona è un client del comitato scientifico in un potenziale espositore, è necessario l'coinvolgere in questo processo di ricerca di sponsor.
